Voorwaarden voor deelname


Geschiktheidscriteria voor de Meet and Code steun

Alleen non-profitorganisaties uit Oostenrijk, België, Bosnië en Herzegovina, Bulgarije, Kroatië, Tsjechië, Engeland, Frankrijk, Duitsland, Hongarije, Ierland, Italië, Kazachstan, Macedonië, Nederland, Polen, Portugal, Roemenië, Rusland, Servië, Slowakije, Slovenië, Spanje, Zwitserland en Oekraïne komen in aanmerking voor de aanvraag voor de Meet and Code-steun. Alle ingediende digitale en codering evenementideeën moeten worden gepland in het kader van de EU-codeweek (05 tot 20 oktober 2019), moeten betrekking hebben op kinderen en jongeren van 8 tot 24 jaar en moeten gratis zijn voor deelnemers. Meer informatie in het gedeelte 'Financieringscriteria voor het selecteren van ingediende projectideeën' .

Achter Meet and Code?

SAP, Duitse nonprofit Haus des Stiftens gGmbH en de respectievelijke landenpartners van het TechSoup Europe-netwerk staan achter het Meet and Code-initiatief.

Het initiatief wordt gefinancierd door SAP. De vzw Haus des Stiftens GmbH heeft het initiatief ontwikkeld en is verantwoordelijk voor de selectie van de te financieren projecten in Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland, evenals de middelen die door SAP ter beschikking worden gesteld voor doorzending van de (hierna ook de 'SAP' fondsen). Bovendien coördineert Haus des Stiftens gGmbH de projectfondsen via de respectievelijke landenpartners van het TechSoup Europe-netwerk die verantwoordelijk zijn voor de overige landen. Het initiatief wordt ook ondersteund door een breed scala aan betrokken sponsors.

Goedkeuring van ingeschreven organisaties

Organisaties die geïnteresseerd zijn in het aanvragen van een Meet and Code-steun, moeten zich eerst registreren bij Meet and Code en hun status als een non-profitorganisatie laten goedkeuren.

Deze validatie wordt uitgevoerd door de TechSoup Europe-netwerkpartner in het land van de aanvragende organisatie (een lijst van alle TechSoup Europe-partners is te vinden op: http://www.techsoupeurope.org/where-we-work/). Na de goedkeuring zal deze validerende partner de informatie van de organisatie die hij heeft verstrekt tijdens het validatieproces evenals resultaat overdragen aan Haus des Stiftens gGmbH voor verdere afhandeling.

Een projectidee indienen

Projecten (hierna ook 'evenementideeën' genoemd) kunnen alleen worden ingediend via het registratieformulier op de website www.meet-and-code.org. Evenementideeën kunnen alleen worden ingediend door organisaties met een non-profitstatus in hun land.

Bevoegde vertegenwoordigers van de organisatie moeten details over hun organisatie verstrekken en een gedetailleerde beschrijving van het evenementidee en geldige contactgegevens invoeren. Elke organisatie heeft het recht om meer dan één evenementidee in te dienen, op voorwaarde dat het om aanzienlijk verschillende projecten gaat.

Periode voor het indienen van ideeën

Non-profitorganisaties kunnen hun evenementideeën indienen vanaf 03.06.2019 tot en met 08.09.2019 inbegrepen. De bepalende factor die de beoordeling van het idee door de lokale partner mogelijk maakt, is de volledigheid van de verstrekte gegevens en ingediende documenten tot het einde van de registratieperiode.

Een evenementidee evalueren

Elk evenementidee wordt geëvalueerd door Haus des Stiftens GmbH of, zoals van toepassing, haar partner in het TechSoup Europe-netwerk. Na vier weken wordt de vertegenwoordiger van de organisatie per e-mail op de hoogte gebracht als een ingediend idee wordt gefinancierd of niet.

In het geval dat een idee wordt afgewezen, kan de lokale TechSoup Europe-partner op verzoek van een non-profitorganisatie de reden voor afwijzing delen met de verantwoordelijke persoon. De organisatie kan het idee opnieuw indienen nadat het is herzien. Mocht het opnieuw worden afgewezen, dan kan het idee niet meer worden ingediend.

Elk goedgekeurd en gesponsord evenementidee wordt automatisch gepubliceerd op de website www.meet-and-code.org en zichtbaar voor alle gebruikers.

Periode voor het uitvoeren van de goedgekeurde evenementen

Het gefinancierde evenementidee moet plaatsvinden tijdens de EU-codeweek, van 5 tot 20 oktober 2019.

Bedragen van de Meet and Code steun

Elk evenementidee dat is goedgekeurd voor financiering ontvangt 500 EUR om het van de grond te krijgen. Haus des Stiftens gGmbH behoudt zich het recht om het bedrag aan SAP-financiering in specifieke individuele gevallen te verhogen of te verlagen.

Selectiecriteria voor ingediende evenement-ideeën

  1. Elk evenement moet draaien om het thema technologie en codering. Of het nu gaat om een hackathon op school, een Scratch- of HTML-workshop voor de leden van een vereniging of een andere groep, of een seminar over Internet of Things of Artificiële Intelligentie - het evenement moet zich richten op coderen.
  2. Elk evenement moet betrekking hebben op tenminste 20* kinderen en jongeren tussen 8 en 24 jaar (*er is geen bovengrens).
  3. Aanwezigheid bij een evenement dat wordt gefinancierd door het Meet and Code-initiatief moet gratis zijn voor deelnemers.
  4. De gebeurtenissen worden geïnitieerd, beheerd en uitgevoerd door de indienende non-profitorganisatie zelf. De indienende non-profitorganisatie is verantwoordelijk voor alles wat gebeurt tijdens de planning, organisatie, uitvoering en follow-up van het project.
  5. Directe en indirecte financieringsbronnen mogen alleen worden gebruikt voor het ingediende project en voor charitatieve doeleinden.
  6. De beloofde fondsen worden alleen uitbetaald aan verenigingen of stichtingen die hun non-profitstatus kunnen aantonen. Er moet bewijsmateriaal worden verstrekt bij het indienen van de aanvraag.
  7. Haus des Stiftens gGmbH of, indien van toepassing, haar partner in het TechSoup Europe-netwerk beslist naar eigen goeddunken over de toekenning zodra door de organisatie aan de selectiecriteria is voldaan.
  8. Er is geen automatische aanspraak op redenen voor afwijzing en ook geen wettelijk recht van de aanvrager op een subsidie. Evenmin is er een verplichting om uit te voeren wanneer aan de financieringsrichtlijnen is voldaan.

Uitsluitingscriteria

De volgende evenementideeën worden uitgesloten voor financiering:

  • Evenementen die niet ontwikkeld en uitgevoerd worden in één van de deelnemende landen
  • Politieke of religieuze initiatieven
  • Projecten waarvan alleen individuen profiteren
  • Projecten die geen verband houden met Meet and Code

Meldingplicht

  1. Over gefinancierde evenementen

    Elk gefinancierde non-profitorganisatie is verplicht een beknopt rapport te maken en in te dienen binnen de twee dagen na de datum van het evenement. De vertegenwoordiger van de organisatie moet hiervoor het formulier op de website www.meet-and-code.org gebruiken.

    Het report moet minstens de volgende informatie bevatten:

    • Naam van de organisatie
    • Titel evenement
    • Locatie evenement
    • Datum evenement
    • Type evenement
    • Aantal en geslacht van de deelnemers
    • Minstens één foto van het evenement

    Bij het verstrekken van informatiemateriaal, met name foto's en video's, zijn de organisaties verplicht om de toepasselijke wetten na te leven en Haus des Stiftens gGmbH en haar partners vrij te stellen van alle claims van derden, bijvoorbeeld wegens schending van auteursrechten, handelsmerkrechten, andere industriële eigendomsrechten of andere rechten en om hiervoor vergoeding te vragen. Verklaringen van toestemming kunnen vereist zijn om de privacyrechten van de afgebeelde personen te beschermen (vooral in het geval van minderjarigen met de handtekening van hun ouders).

    Daarnaast zijn gefinancierde non-profitorganisaties verplicht een enquête uit te voeren over de impactmeting van deelnemers aan hun evenementen. Organisaties krijgen een vragenformulier op de website www.meet-and-code.org.

  2. Over het gebruik van financiële middelen; Donatiebevestiging

    De gefinancierde organisaties uit Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland moeten Haus des Stiftens gGmbH een bevestiging verschaffen van de donatie die is ontvangen in het kader van het Meet and Code-initiatief.

    Gefinancierde organisaties uit andere landen kunnen al dan niet verplicht worden om een specifiek formulier naar de respectievelijke landenpartners van het TechSoup Europe-netwerk te e-mailen waarin hun donatie wordt bevestigd.

  3. Deadline voor inzending

    Donatiebevestigingen moeten worden voorbereid en ingediend door de gefinancierde non-profitorganisatie binnen 14 dagen na de voltooiing van het evenement. Rapportage en evaluatie moeten binnen 48 uur nadat het evenement is afgelopen door de gefinancierde non-profitorganisaties worden voorbereid.

Award

Dit jaar heeft SAP het genoegen om de beste evenementideeën in elk deelnemend land te belonen als onderdeel van het Meet and Code 2018-initiatief. Deelname is vrijwillig en vindt plaats onder de volgende voorwaarden:

  1. Organisator van de award is SAP.
  2. Doel: doel van de award is om de meest voorbeeldige evenementen te vinden die kinderen en jongeren voorbereiden op de digitale wereld van morgen en zo hun verbeelding stimuleren. De beste evenementideeën in elk van de drie hieronder beschreven categorieën van de deelnemende landen zullen zich op het podium mogen voorstellen tijdens het slotevenement in het SAP-hoofdkantoor.
  3. Inschrijving: Organisaties die zich inschrijven voor een financiële steun voor hun evenement te verkrijgen van Meet and Code event, kunnen bij inschrijving aangeven of en in welke award categorie zij wensen deel te nemen.
  4. Evaluatie vindt plaats in de volgende categorieën volgens de volgende specifieke criteria:
    • Girls do IT!

      Het thema gelijke kansen en gendergelijkheid speelt een belangrijke rol in de huidige samenleving. Deze prijscategorie is bedoeld om de genderkloof in IT en codering te helpen dichten. We zijn op zoek naar creatieve evenementen die genderstereotypen doorbreken en meiden sterker maken in coderen. Voorbeelden van evenementen in deze categorie kunnen "Robotica voor meisjes" of "Codeer zoals een meisje met Snap!" zijn.

    • Diversity (Diversiteit)

      Het leven is diversiteit. Alleen een diverse en inclusieve wereld kan onze toekomst veiligstellen. In de categorie Diversiteit zoeken we naar de beste evenementideeën om kinderen en jongeren te inspireren. Niet alleen voor IT en codering, maar ook voor een wereld met gelijke kansen en waardering. Hiermee bedoelen we een verscheidenheid van culturele, religieuze en etnische afkomst, leeftijd, geslacht, seksuele geaardheid, genderidentiteit of -uitdrukking, mentale en fysieke vermogens en verschillende leef- en werkomstandigheden. Ze kunnen zich bijvoorbeeld richten op jeugdige gevangenen of zich richten op het gebruik van IT voor mensen met een visuele en auditieve beperking.

    • Code for the Planet (Coderen voor de planeet)

      Wist u dat u bijen kunt volgen met behulp van moderne technologie? We zijn op zoek naar hackathons, coderingsnachten of andere evenementen die codering en acties voor de planeet combineren. Alle coderingsevenementen die het onderwijs op het gebied van klimaatverandering verbeteren door bewustmaking over dit onderwerp, leveren een waardevolle bijdrage aan SDG 13. Evenementen in deze categorie kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op luchtvervuilingsmetingen of hulpmiddelen voor energie-efficiëntie.

    • Community

      Een lokale gemeenschap is een vangnet voor haar mensen. Gebeurtenissen in deze categorie houden rekening met de lokale aspecten en gebruiken en denken na over specifieke behoeften van de gemeenschap. De evenementen moeten mensen met dezelfde doelen, interesses en buurten samenbrengen doorheen de passie om te "ontmoeten en te coderen"! Evenementen in deze categorie kunnen bijvoorbeeld een platform voor uw buurt ontwikkelen.

  5. Publieke Stemming: zie lager in de sectie "Procedure".
  6. Komen in aanmerking: In aanmerking komen alle organisaties die financiering van Meet en Code ontvingen voor hun evenementidee. Medewerkers van de organisator en overheidsfunctionarissen en openbare-servicemedewerkers zijn uitgesloten van de wedstrijd.
  7. Procedure:
    • Publieke stemming

      Vanaf 9 september 2019 tot en met 23:59 uur op 20 oktober 2019 kan op elk van de deelnemende Meet and Code-evenementen worden gestemd via de Meet and Code-websites. Organisaties zullen stemmen verzamelen door mensen te laten stemmen voor hun evenement. Om een stem te laten meetellen, moet een e-mailadres worden ingevoerd en bevestigd. Elk e-mailadres kan maar één keer stemmen. Om het bekendheid van het evenement te vergroten en mensen aan te moedigen om op hen te stemmen, kunnen de evenementen worden gedeeld via socialemediakanalen. De TOP 10-evenementen van alle deelnemende landen worden tijdens de stemperiode weergegeven op de Meet and Code-website. De drie evenementen met de meeste stemmen worden uitgenodigd voor het Award-weekend.

    • Jury Selectie

      Alle Meet and Code-evenementen die zullen deelgenomen hebben aan één van de vier categorieën (met uitzondering van de openbare stemming) zullen vooraf worden geselecteerd door de lokale TechSoup-partners en vervolgens aan een jury worden gepresenteerd voor de eindevaluatie. De jury selecteert drie finalisten (inclusief één winnaar) per categorie volgens een gedefinieerde selectieprocedure.

  8. Prijzen: De vijf finalisten van elke categorie zullen worden beloond met een uitnodiging voor het slotevenement dat zal worden georganiseerd in het hoofdkantoor van SAP en zal een omkaderend programma en workshops omvatten, met reiskosten, verblijf en een maaltijdvergoeding die door de sponsor wordt gedekt. Twee personen per organisatie mogen deelnemen aan het slotevent. De eerste plaats in elke categorie ontvangt een extra prijzengeld van 2.500 euro.
  9. Juridische bescherming en aansprakelijkheid: De organisator aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de reis naar het slotevent. Juridisch verhaal is uitgesloten.

Publieke communicatie

SAP, Haus des Stiftens gGmbH en de partners van TechSoup Europe hebben het recht om de bovengenoemde rapporten en onderzoeksresultaten, inclusief het verstrekte informatiemateriaal, volledig te gebruiken, evenals informatie over deelnemers en winnaars van de prijs met bijbehorende evenementideeën - als onderdeel van hun eigen rapportage.

Om het idee van Meet and Code te versterken, zijn de organisaties verplicht om het Meet and Code-logo te gebruiken in hun PR-activiteiten met betrekking tot gesponsorde evenementen. Het juiste gebruik van het logo wordt uitgelegd in de stijlgids (link volgt). Het gebruik van het logo moet per e-mail worden gedocumenteerd aan info@meet-and-code.org



Daarnaast moedigen we organisaties sterk aan om de hashtag van het initiatief te gebruiken: # meetandcode2018 in hun communicatie in sociale netwerken. Op de Meet and Code social media wall zullen alle berichten met de genoemde hashtag worden vermeld en op de Meet and Code-websites worden gepresenteerd.

Meet and Code vindt plaats tijdens de EU Code Week en heeft tot doel dit Europees initiatief te versterken. Daarom moedigen we alle gefinancierde non-profitorganisaties aan om hun goedgekeurde Meet and Code-evenementen ook te registreren op de Website van de EU-codeweek .

Verantwoordelijkheden; Aansprakelijkheid

De non-profitorganisatie die het evenementidee indient, is verantwoordelijk voor het uitvoeren van het project. De partners van het initiatief nemen op geen enkele manier verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid met betrekking tot het project of de uitvoering ervan. De partners in het initiatief zijn niet aansprakelijk voor schade, verliezen, letsel of niet-uitvoering opgelopen door deelnemers, derden of rechtspersonen als gevolg van een registratie of uitvoering van een project. Evenmin zijn de partners in het initiatief aansprakelijk voor wettelijke verplichtingen voor deelnemers aan of vanwege de uitvoering van het project, ongeacht of de verplichtingen al dan niet gekoppeld zijn aan financieringsbronnen.

Partners in het initiatief zijn niet aansprakelijk voor schade aan computers in verband met of vanwege deelname of het downloaden van materiaal in verband met het Meet and Code-initiatief.

Geannuleerde projecten; Restfondsen

Als een project niet doorgaat of resterende middelen overblijven nadat het project is geïmplementeerd, moet de SAP-financiering binnen het lopende kalenderjaar worden gebruikt in overeenstemming met de statuten voor soortgelijke projecten (programmeerthema's). De meldingsplicht voor het gebruik van financiële middelen blijft gehandhaafd.